Assistant de gestion – Recherche & Innovation (F/H)

Missions

Localisation du poste

Site Hôpital Paris Saint-Joseph - 185 rue Raymond Losserand 75014 PARIS

La direction de la recherche et de l’innovation médicale (DRIM) est le service de soutien et de promotion des activités de recherche préclinique et clinique des Hôpitaux Paris Saint-Joseph et Marie Lannelongue. Cette direction est constituée de 2 départements, le DRC (Département de Recherche Clinique) et le DRP (Département Innovation et Recherche Préclinique). Au sein de ces 2 départements, les hôpitaux sont promoteurs de leurs propres études et participent aux études à promotions extérieures aussi bien académiques qu’industrielles. Les deux départements sont engagés dans une démarche Qualité et disposent de leur propre système de management de la qualité.

Dans le cadre du développement de son activité, la DRIM souhaite renforcer ses compétences en matière de gestion administrative et budgétaire de projets collaboratifs financés (par ex : DGOS, BPI, ANR, Europe), mais également autour d’une offre de service et de collaboration de recherche auprès d’acteurs de la filière des Dispositifs Médicaux.

Vos missions

L’assistant de gestion Recherche et Innovation a pour mission principale d’accompagner les membres de l’équipe projet pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (subventions/surcouts) des études à promotion externe et interne gérées par le Département de Recherche Clinique (DRC) et le Département Innovation et Recherche Préclinique (DRP).

Il/elle apportera un soutien particulier au suivi budgétaire des projets pluriannuels financés (Europe, BPI, ANR, DGOS).

Il/elle apportera un soutien dans les actions de promotions et communication sur l’offre d’expertise « Dispositif médical » développé par la DRIM.

De manière générale, il/elle apporte un soutien administratif quotidien aux équipes de la DRIM.

Il/elle interagit avec le service des Achats et les services de la Direction Administrative et Financière (DAF) : Contrôle de Gestion, Facturation, Juridique.

Il/elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DRIM et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs de départements de recherche clinique et de recherche préclinique.

> Activités opérationnelles de support administratif et budgétaire :

Sous supervision des chefs de départements du DRC et DRP :

• Saisie des commandes et des réceptions dans Qualiac®,
• Suivi des demandes de remboursements et notes de frais en lien avec la recherche (publications, congrès)
• Gestion des litiges factures fournisseurs
• Maintien à jour de la base de données informatique et des tableaux de bord de suivi des dépenses
• Extraction des données de Qualiac® pour contrôle des recettes et dépenses des projets

En collaboration avec le référent administratif et financier :

• Suivi des facturations liées aux financements des études à promotion interne ou externe
• Suivi budgétaire des projets pluriannuels financés (DGOS, ANR, BPI, Europe) et gestion des reportings financiers
• Suivi de l’affectation comptable des projets en lien avec la Direction Financière : création de CGR, affectation des dépenses et des recettes

> Activités opérationnelles Administratives

• Sous supervision des chefs de départements du DRC et DRP :
  • Réception, gestion et suivi des demandes de prestations
  • Gestion du circuit de signatures des conventions (directions, associations, services cliniques, etc…) référent signature électronique
• En collaboration avec les personnels des équipes projet
  • Traitement et suivi des documents électroniques et postaux relatifs aux études cliniques
  • Aide à la préparation administrative des dossiers
  • Tenue à jour des documents réglementaires des études, de leur mise en place à leur archivage
  • Mise à jour des tableaux d’activité et saisie sur les sites institutionnels

> Activités liées au développement et évaluation de Dispositifs Médicaux (« MALIC ») :

• Sous supervision de la responsable de projet MALIC
  • Participer à la mise en place d’un CRM et au suivi des contacts clients
  • Participation aux actions de communication et promotion des activités
  • Participation à l’accueil des étudiants ingénieur et à l’organisation des sessions de formation

> Participation à l’organisation et au développement de la DRIM

• Participe activement à la vie de la DRIM et aux réunions hebdomadaires avec les équipes
• Propose des actions d’amélioration d’organisation et participe à la modernisation des outils métiers
• Participe à la promotion et à la gestion des espaces d’accueil des partenaires académiques et privés