Assistante – Gestionnaire d’Unité de recherche F/H

Missions

Le/la Secrétaire-Gestionnaire de l’unité Inserm UMR_S999 a pour mission principale d’accompagner les membres de l’unité pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (budgets annuels institutionnels et subventions sur projets) en lien avec ses tutelles : Université Paris-Saclay, INSERM Délégation Paris IDF Sud, Hôpital Marie Lannelongue (Fondation Saint-Joseph). A ce titre, il/elle interagit avec les services financiers de ces différentes institutions. Il/elle participe à l’élaboration des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires de l’unité ainsi que leur suivi, en lien avec les services des ressources humaines des différentes institutions. Il/Elle assure la gestion administrative de l’unité en lien avec les différentes tutelles. Il/elle travaille sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de l’UMR_S999 et sous la responsabilité administrative du directeur de la Recherche de la Fondation Hôpital Saint Joseph, à laquelle le poste est rattaché.

Les missions

• Activités de support administratif et budgétaire 
  • Saisie des commandes et des réceptions (outils SIFAC et Qualiac®) en respect des procédures de celles-ci (marchés Inserm, marchés Université et conventions internes)
  • Saisie, gestion et suivi des remboursements des ordres de mission des chercheurs (SIFAC)
  • Gestion des litiges factures fournisseurs
  • Maintien à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses des différents budgets
  • Extraction de données de SIFAC
  • Lien entre les institutions pour le suivi administratif et financier des dossiers (ex : Convention de restauration des personnels Inserm à l’Hôpital et facturation annuelle)
  • Suivi des contrats de maintenance annuels des appareils scientifiques
• Activités de support administratif du personnel
  • Recueil, suivi et transmission des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires aux services RH des différentes institutions
  • Accueil et conseil aux nouveaux arrivants
  • Gestion du circuit de signatures des conventions de stages
  • Saisie des dossiers de stages et suivi des gratifications des stagiaires dans l’outil SIRENE
• Activités administratives générales 
  • Suivi et mise à jour de l’annuaire de l’unité (Insermlab)
  • Participation aux réunions des secrétaires-gestionnaires d’unité, organisées par la Délégation Inserm IDF Sud
  • Saisie des demandes de moyens annuels Inserm (DIALOG)
• Participation à l’organisation et au développement de l’UMR_S999
  • Participation à la vie de l’unité
  • Participe au suivi des formations des personnels (SIRENE)
  • Propose des actions d’amélioration de l’organisation